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Rechnungsvorlage für Handwerker: kostenlos als Word und PDF
Diese Vorlage trennt Arbeit und Material, weist den Lohnanteil für § 35a EStG aus und zieht Abschläge richtig ab. Eine allgemeine Rechnungsvorlage lässt genau das weg. Sie brauchen nur noch Ihre Daten einzutragen und die Ausfüllhilfe auf Seite 2 zu löschen.
Kostenlos, ohne Anmeldung, mit 19 % Umsatzsteuer. Als Kleinunternehmer nehmen Sie die Kleinunternehmer-Vorlage. Die vollständige Liste der Pflichtangaben steht unter § 14 UStG.
Was die Vorlage zusätzlich enthält
| Feld | Warum es im Handwerk zählt |
|---|---|
| Ort der Arbeiten | Rechnungsanschrift und Baustelle weichen oft ab, etwa bei Vermietern und Hausverwaltungen. So bleibt die Rechnung nachvollziehbar. |
| Leistungszeitraum | Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG und bei Aufträgen über mehrere Tage die häufigste Lücke. |
| Block A Arbeit, Block B Material | Privatkunden können nur die Arbeitskosten steuerlich geltend machen. So weisen Sie sie richtig aus. |
| Bezug zum Angebot | Der Kunde sieht sofort, welches Angebot abgerechnet wird. |
| Abschlagszeile | In der Schlussrechnung sind Abschläge samt Steuer abzuziehen (§ 14 Abs. 5 UStG). Beispiel |
| Aufbewahrungshinweis | Pflicht bei Arbeiten am Grundstück von Privatkunden (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). |
| Verzugshinweis | Ohne diesen Satz kommen Privatkunden nach 30 Tagen nicht automatisch in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). |
Muster: ausgefüllte Handwerkerrechnung
Sanitär Albrecht · Inh. Katrin Albrecht · Mühlenweg 14, 59494 Soest · Steuernummer 000/0000/0000
An: Peter Lorenz, Am Anger 3, 59494 Soest · Ort der Arbeiten: Badezimmer, Obergeschoss
Rechnung RE-2026-0058 · 03.11.2026 · Leistungsdatum 29.10.2026 · Bezug: Angebot AN-2026-0041
| Leistung | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| A. Arbeitsleistung | |||
| Waschtisch demontieren und neu montieren | 3,5 Std. | 62,00 € | 217,00 € |
| Anfahrt | pauschal | 35,00 € | 35,00 € |
| B. Material | |||
| Waschtischarmatur | 1 Stk. | 148,00 € | 148,00 € |
| Eckventile und Anschlussmaterial | pauschal | 46,00 € | 46,00 € |
| Summe netto | 446,00 € | ||
| zzgl. 19 % USt | 84,74 € | ||
| Rechnungsbetrag | 530,74 € | ||
Enthaltene Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten: 252,00 € netto + 47,88 € USt = 299,88 € brutto (§ 35a EStG).
Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug. Sie kommen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB).
Beispieldaten frei erfunden. In diesem Beispiel kann der Kunde 20 % von 299,88 € geltend machen, also 59,98 €.
Lohnanteil richtig ausweisen
Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten von der Steuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Dafür brauchen sie eine Rechnung und müssen aufs Konto gezahlt haben (§ 35a Abs. 5 EStG). Ein klar ausgewiesener Lohnanteil erspart Ihnen die Nachfrage im nächsten Frühjahr.
| Posten | Zählt zu den Arbeitskosten? |
|---|---|
| Arbeitsstunden, auch pauschal abgerechnet | Ja |
| In Rechnung gestellte Maschinen- und Fahrtkosten | Ja |
| Verbrauchsmittel wie Schmiermittel oder Abdeckfolie | Ja |
| Entsorgung als Nebenleistung, etwa Bauschutt bei der Badsanierung | Ja |
| Material und gelieferte Ware wie Armatur, Fliesen, Farbe | Nein |
Festpreis ohne Aufschlüsselung? Sie dürfen den Rechnungsbetrag prozentual aufteilen, das erkennt die Finanzverwaltung an:
Im Rechnungsbetrag sind 60 % Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten enthalten.Tragen Sie Ihren tatsächlichen Anteil ein. Die Schätzung durch den Kunden lässt die Finanzverwaltung dagegen nicht zu (BMF-Schreiben vom 9. November 2016, Rn. 39 und 40). Der Bundesfinanzhof prüft das gerade (VIII R 11/26, Stand September 2026).
Abschlag und Schlussrechnung
Für bereits erbrachte Arbeit können Sie Abschläge verlangen, in Höhe des Wertes dieser Leistungen (§ 632a BGB). In der Schlussrechnung nennen Sie den Gesamtauftrag und ziehen die Abschläge samt Steuer ab, sonst weisen Sie die Steuer doppelt aus.
| Gesamtauftrag netto | 10.000,00 € |
| zzgl. 19 % USt | 1.900,00 € |
| Gesamtbetrag | 11.900,00 € |
|---|---|
| abzüglich Abschlag RE-2026-0044: netto 3.000,00 € | −3.000,00 € |
| abzüglich USt aus diesem Abschlag | −570,00 € |
| Zu zahlen | 8.330,00 € |
Beim Bauvertrag ist die Vergütung zu zahlen, wenn der Kunde abgenommen und eine prüffähige Schlussrechnung erhalten hat. Prüffähig ist sie, wenn sie die Leistungen übersichtlich aufstellt und für den Kunden nachvollziehbar ist. Sie gilt als prüffähig, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen begründet widerspricht (§ 650g Abs. 4 BGB). Legen Sie deshalb Aufmaß oder Stundenzettel bei, wenn die Rechnung allein das nicht zeigt.
Rechnung an einen Bauunternehmer oder eine Firma
- Nur wenn Ihr Kunde selbst baut: Erbringt er nachhaltig selbst Bauleistungen, schuldet er die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 UStG). Davon ist auszugehen, wenn er eine gültige Bescheinigung seines Finanzamts hat. Sie rechnen dann ohne Umsatzsteuer ab und schreiben „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. An Privatkunden gilt das nie, ebenso wenig an Firmen, die selbst nicht bauen. Dort bleibt es bei 19 %.
- Bauabzug: Ihr unternehmerischer Auftraggeber muss 15 % einbehalten und ans Finanzamt abführen, wenn Sie keine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegen und die Bauleistungen im Jahr voraussichtlich 5.000 € übersteigen (§ 48 EStG). Die Grenze liegt bei 15.000 €, wenn er ausschließlich steuerfrei vermietet. Halten Sie die Bescheinigung vor der ersten Zahlung bereit.
- E-Rechnung: Word und PDF ergeben eine sonstige Rechnung. An Unternehmen in Deutschland reicht das nur noch für eine Übergangszeit. Alle Fristen
Häufige Fragen
Wie muss eine Handwerkerrechnung aussehen?
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Über 250 € brutto muss sie alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Bewährt hat sich die Trennung von Arbeit und Material, ein Leistungszeitraum, der Ort der Arbeiten und ein Zahlungsziel.
Muss der Lohnanteil auf der Handwerkerrechnung ausgewiesen sein?
Das Umsatzsteuergesetz verlangt ihn nicht. Der Kunde braucht ihn aber für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG, denn der Anteil der Arbeitskosten muss sich aus der Rechnung ermitteln lassen (BMF-Schreiben vom 9. November 2016, Rn. 40). Bei Privatkunden sollten Sie ihn deshalb immer ausweisen.
Darf der Lohnanteil pauschal oder geschätzt sein?
Sie als Rechnungsaussteller dürfen den Betrag prozentual in Arbeits- und Materialkosten aufteilen. Fehlt jede Angabe, darf der Kunde nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht selbst schätzen. Der Bundesfinanzhof prüft das im Verfahren VIII R 11/26.
Müssen die Arbeitsstunden auf der Rechnung stehen?
Bei Abrechnung nach Aufwand ja, denn nur so sind Umfang und Betrag nachvollziehbar. Nennen Sie Stundenzahl und Stundensatz. Bei einem Festpreis genügt die Beschreibung der Leistung.
Bis wann muss ein Handwerker die Rechnung schreiben?
Innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung, wenn die Arbeit am Grundstück eines Privatkunden erfolgt oder der Kunde ein Unternehmen ist (§ 14 Abs. 2 UStG). Wer das vorsätzlich oder leichtfertig versäumt, riskiert eine Geldbuße bis 5.000 € (§ 26a UStG).
Wann muss eine Handwerkerrechnung bezahlt werden?
Die Vergütung ist bei der Abnahme zu entrichten (§ 641 BGB), beim Bauvertrag zusätzlich nach Erhalt der prüffähigen Schlussrechnung. Ein Zahlungsziel wie 14 Tage schafft Klarheit. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung kommt der Kunde in Verzug, Privatkunden nur bei entsprechendem Hinweis auf der Rechnung.
Wann verjährt eine Handwerkerrechnung?
In der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Bei einer Rechnung vom März 2026 endet die Frist meist am 31. Dezember 2029.
Wie hoch darf eine Abschlagsrechnung sein?
So hoch wie der Wert der bereits erbrachten Leistung (§ 632a BGB). Beim Verbraucherbauvertrag dürfen die Abschläge zusammen höchstens 90 % der vereinbarten Vergütung erreichen (§ 650m BGB).
Gibt es die Rechnungsvorlage für Handwerker auch als Excel?
Nein, nur als Word und PDF. Die Word-Vorlage rechnet nicht selbst, prüfen Sie Summen und Steuer also vor dem Versand. Preise und Stundensätze kalkulieren Sie mit der Excel-Preisliste.
Wie lange muss ich Handwerkerrechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Ihr Privatkunde bewahrt Rechnungen über Arbeiten am Grundstück zwei Jahre auf.
Passende Vorlagen und Ratgeber
Stand und Quellen
Zuletzt geprüft am · Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.
- § 14 UStG · § 14b UStG · § 13b UStG · § 26a UStG
- § 35a EStG · § 48 EStG · BMF-Schreiben vom 9. November 2016 zu § 35a EStG, Rn. 39 und 40
- § 286 BGB · § 632a BGB · § 641 BGB · § 650g BGB · § 650m BGB
- NWB Experten-Blog: Schätzung der Arbeitskosten, 9. September 2026