E-Rechnung · Deutschland
E-Rechnung empfangen als Kleinunternehmer: Was Sie wirklich tun müssen
Ja, auch als Kleinunternehmer müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Ansehen können Sie die Datei kostenlos bei ELSTER, aufbewahren müssen Sie das Original acht Jahre. Selbst ausstellen müssen Sie keine E-Rechnungen (§ 34a UStDV).
Invoice Better hilft Ihnen hier nicht: Die App erstellt PDF-Rechnungen. Sie empfängt, öffnet und archiviert keine E-Rechnungen.
In vier Schritten bereit für den Empfang
- E-Mail-Adresse festlegen. Einen bestimmten Übermittlungsweg schreibt das Gesetz nicht vor, ein Postfach genügt. Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, wohin Rechnungen gehen sollen.
- Anhang erkennen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ohne Programm wie Code aussieht. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein normales PDF und trägt die Daten zusätzlich im Inneren.
- Rechnung ansehen. Der Anzeigedienst bei ELSTER nimmt XML- und PDF-Dateien bis 10 MB an, die Seite öffnet sich ohne Anmeldung. Er ist nach eigener Angabe ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung und dient nur der Anzeige.
- Original aufbewahren. Speichern Sie die Originaldatei so, dass sie nicht mehr verändert werden kann. Was dabei zählt
Von wem kommen überhaupt E-Rechnungen?
| Absender | Müssen Sie mit einer E-Rechnung rechnen? |
|---|---|
| Großhändler und Lieferanten in Deutschland | Ja. Sie dürfen schon jetzt ohne Ihre Zustimmung E-Rechnungen senden. Ab 2027 müssen die großen, ab 2028 alle. |
| Rechnungen bis 250 € brutto | Nein, nicht verpflichtend. Kommt trotzdem eine, gilt das Gleiche für die Aufbewahrung. |
| Andere Kleinunternehmer | Nein, nicht verpflichtend. Sie dürfen weiter PDF und Papier nutzen. |
| Lieferanten im Ausland | Nein, nicht verpflichtend. Die Pflicht gilt, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind. |
Bis Ende 2026 können Ihnen deutsche Lieferanten mit Ihrer Zustimmung noch ein einfaches PDF schicken, kleinere bis Ende 2027. Danach werden XML-Anhänge zum Normalfall. Alle Fristen und Formate
Aufbewahren: Der Empfang ist nur die halbe Pflicht
Ein Postfach organisiert nur den Empfang. Die Aufbewahrung müssen Sie gesondert sicherstellen.
- Acht Jahre: Die Frist läuft ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Sie gilt auch für Kleinunternehmer.
- Im Originalformat: Maßgeblich ist die strukturierte Datei. Ein Ausdruck oder ein PDF aus dem Anzeigedienst ersetzt sie nicht.
- Unveränderbar: Die Datei muss so liegen, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder nachvollziehbar sind (GoBD). Das E-Mail-Postfach allein ist kein Archiv, und ein gewöhnlicher Ordner erfüllt das nicht automatisch.
Ein bestimmtes Programm schreibt das Gesetz nicht vor. Bei wenigen Eingangsrechnungen im Jahr fragen Sie Ihre Steuerberatung, welche Ablage genügt. Bei vielen lohnt sich ein Buchhaltungsprogramm oder ein Archivdienst, der XML-Dateien unverändert speichert.
Was Invoice Better kann und was nicht
| Ihre Ausgangsrechnungen als PDF schreiben | Ja. Das genügt Kleinunternehmern dauerhaft (§ 34a UStDV). |
| E-Rechnungen empfangen oder öffnen | Nein. Dafür brauchen Sie Postfach und Anzeigedienst. |
| E-Rechnungen archivieren | Nein. Die App ist kein Archiv für Eingangsrechnungen. |
| XRechnung oder ZUGFeRD erstellen | Nein. Fallen Sie aus der Kleinunternehmerregelung und rechnen an Firmen ab, brauchen Sie dafür spätestens 2028 ein anderes Programm. |
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Die Ausnahme in § 34a UStDV betrifft nur das Ausstellen.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?
Ja, für den Empfang genügt es. Damit ist aber nur der Eingang organisiert: Die Originaldatei müssen Sie zusätzlich unveränderbar und auswertbar aufbewahren.
Kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen?
Ja. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach reicht für den Empfang, und der Anzeigedienst bei ELSTER kostet nichts. Eine eigene Software ist nicht vorgeschrieben. Prüfen Sie aber, wie Sie die Originaldateien acht Jahre lang sicher aufbewahren.
Muss ich zustimmen, bevor mir jemand eine E-Rechnung schickt?
Nein, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind und Sie die Leistung für Ihr Unternehmen beziehen (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Ablehnen können Sie die E-Rechnung dann nicht. Für ein einfaches PDF per E-Mail braucht der Absender dagegen Ihre Zustimmung.
Wie öffne ich eine XRechnung?
Am einfachsten im Anzeigedienst bei ELSTER: Datei auswählen, Rechnung lesen. Das läuft im Browser, also auch am Mac. Ein Doppelklick zeigt meist nur Code. Viele Buchhaltungsprogramme können die Datei ebenfalls anzeigen.
Wie öffne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Wie ein normales PDF. Weichen die sichtbaren Angaben von den eingebetteten XML-Daten ab, ist nach Auskunft der IHK Hannover der XML-Teil maßgeblich. Bewahren Sie die Datei deshalb vollständig auf, nicht nur als Ausdruck.
Wie archiviere ich E-Rechnungen als Kleinunternehmer?
Bewahren Sie die Originaldatei acht Jahre unverändert und auswertbar auf. Die Regeln dafür stehen in § 14b UStG und in den GoBD. Eine Sonderregel für Kleinunternehmer gibt es nicht. Ein Ausdruck genügt nicht.
Ab wann muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Gar nicht. Ihre Rechnungen dürfen nach § 34a UStDV immer als PDF oder auf Papier übermittelt werden, auch 2027 und 2028. Freiwillig dürfen Sie E-Rechnungen ausstellen, wenn der Empfänger zustimmt.
Was ändert sich 2027 und 2028 für Kleinunternehmer?
Für Ihre eigenen Rechnungen nichts. Es kommen aber mehr E-Rechnungen an, weil zuerst große Lieferanten und ab 2028 alle umstellen müssen. Spätestens dann sollte Ihre Ablage stehen.
Empfängt Invoice Better E-Rechnungen?
Nein. Invoice Better erstellt PDF-Rechnungen und Angebote. E-Rechnungen empfangen, öffnen oder archivieren Sie mit anderen Mitteln.
Gilt die Empfangspflicht auch in Österreich?
Nein. In Österreich gibt es keine allgemeine Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Regeln in Österreich
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Stand und Quellen
Zuletzt geprüft am · Allgemeine Information, keine Steuerberatung.