E-Rechnungspflicht 2025–2028: Ab wann müssen Sie E-Rechnungen schreiben?
Empfangen müssen alle Unternehmen seit 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag – sonst ab 1. Januar 2028. Kleinunternehmer, Rechnungen an Privatkunden und Rechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Die Fristen
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. |
| bis 31. Dezember 2026 | An Geschäftskunden noch Papier oder PDF (mit Zustimmung) erlaubt. |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 noch sonstige Rechnungen schicken. |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle bei Rechnungen an inländische Unternehmen. |
Dauerhaft ausgenommen vom Ausstellen
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV) – Vorlage
- Rechnungen an Privatkunden
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG)
Was als E-Rechnung zählt
| Format | Umsatzsteuerlich |
|---|---|
| XRechnung | E-Rechnung |
| ZUGFeRD ab 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC-WL) | E-Rechnung |
| PDF, Word, Foto, Papier | sonstige Rechnung |
So empfangen Sie E-Rechnungen
Ein E-Mail-Postfach genügt in der Regel. Zum Lesen der XML-Datei brauchen Sie ein Programm, das sie lesbar macht – viele Buchhaltungsprogramme können das. Archivieren Sie die Datei im Originalformat.
Weitere Fragen
Ich arbeite als Subunternehmer für Firmen – was muss ich tun?
Spätestens ab 2028 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027) brauchen Sie eine Software, die XRechnung oder ZUGFeRD erstellt – es sei denn, Sie sind Kleinunternehmer.
Stand und Quellen
Zuletzt geprüft am · Allgemeine Information, keine Steuerberatung.